Die Frage nach dem Projektbudget brachte wahrscheinlich die meisten Selbständigen schon mal ins Schwitzen. In diesem Artikel erfährst du, warum es so wichtig ist es, die finanziellen Rahmenbedingungen unserer Kundin zu kennen, bevor wir eine Offerte erstellen.
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Das Problem ist simpel: Ist deine Offerte zu teuer, bekommst du den Auftrag nicht. Wenn du hingegen zu wenig für deine Dienstleistungen verlangst, stehst du immer unter Zeitdruck, das Endprodukt leidet darunter und das Projekt macht weder für dich noch für deinen Kunden Spass. Wie also
Wie findest du also diesen Sweet Spot zwischen den beiden Extremen? In dem du dich über das Budget deiner Kundin informierst.
Soll ich meine Kunden nach dem Budget fragen?
Ja, solltest du. Natürlich gibt es auch Argumente, die gegen die Nachfrage des Budget sprechen. Aber ich persönlich hab einfach festgestellt, dass die Zusammenarbeit mit meiner Kundschaft viel angenehmer ist, wenn wir da nicht um den heissen Brei herumreden.
Dabei geht es nicht darum, einen rappengenauen Betrag zu erhalten, sondern mehr um einen Richtwert. Ob jemand 500 Franken, 5’000 Franken oder 50’000 Franken für eine z.B. Webseite oder ein Video ausgeben will, sagt sehr viel über das potentielle Projekt aus. Wenn du also das Budget deiner Kundin kennst, kannst du sie besser beraten und eine optimale Lösung finden.
Deinen Kunden frühzeitig nach dem Projektbudget zu fragen, bringt also verschiedene Vorteile mit sich:
Du kannst sie besser beraten und eine Lösung für das passende Budget finden
Du erkennst frühzeitig, wenn ein Projekt nicht zu dir passt (wegen zu wenig oder zu viel Budget)
Die Transparenz schafft gegenseitiges Vertrauen
Du verkaufst dich nicht unter deinem Wert
Du schaffst du damit also einen optimalen Nährboden für eine Fruchtbare Zusammenarbeit. Dazu sagt man nicht nein, oder?
Warum sollte ich meine Kunden nicht nach ihrem Budget fragen?
Wie gesagt, es gibt auch Stimmen, die finden, dass das Budget nicht angesprochen werden sollte. Und auch wenn ich persönlich der Meinung bin, dass es sich lohnt, nach dem Budget zu fragen, ist es wichtig, dass du auch die Nachteile davon siehst.
So kann es dadurch passieren, dass du mehr Geld für deine Projekte verlangen könntest, als das vom Kunden genannte Budget. Meistens ist es aber leider so, dass sich Selbständige weit unter ihrem Wert verkaufen. So passiert es schnell, dass man 3000 Franken für etwas offeriert, das dem Kunden das Fünf- bis Zehnfache wert gewesen wäre. Demnach machst du lieber zuerst den Schritt zum sicheren Wert.
Aber klar, wenn du jetzt seit 10 Jahren nach dem Budget gefragt hast, kannst du auch gut mal versuchen, einfach den Preis zu nennen, den du gerne hättest, ohne vorher nach dem Budget zu fragen.
Aber zurück zum Thema… Wie fragst du denn nun deine Kunden nach ihrem Budget, ohne dass du dabei ein ungutes Gefühl bei deinem Gegenüber auslöst?
Der Schlüssel hier ist Einfühlsamkeit. Es kann natürlich verlockend sein, direkt mit der Tür ins Haus zu fallen und zu fragen: «Hey, wie viel hast du denn auf der hohen Kante?» Aber das ist vielleicht nicht gerade die beste Taktik, wenn wir auf der Suche nach einem erfolgreichen Deal sind.
Also, was könntest du stattdessen tun? Ganz einfach: Frag nach ihren Bedürfnissen und Herausforderungen, bevor du dich in finanzielle Gewässer wagst. Versteht ihre Ziele, ihre Wünsche und wo ihnen der Schuh drückt. Denn wenn du weisst, wohin die Reise gehen soll, kannst du auch besser einschätzen, welchen finanziellen Rucksack sie mit sich herumschleppen.
Offenheit und Ehrlichkeit ist das A und O
Auch sehr wichtig: Offenheit und Ehrlichkeit. Teile deiner Kundin mit, dass du mit dem Budgetgespräch sicherstellen willst, dass du ihnen massgeschneiderte Lösungen bieten kannst, die ihren Bedürfnissen und ihrem Geldbeutel entsprechen. Transparenz schafft Vertrauen und das ist das A und O.
Die Frage nach dem Budget, vorausgesetzt sie wird zum richtigen Zeitpunkt gestellt, kann also genau das Gegenteil eines «unguten Gefühls» bei deiner Kundin auslösen und positiv aufgefasst werden.
Konkretes Beispiel
Vielleicht fragst du dich jetzt, wie du denn höflich nach dem Budget fragen kannst? Je nach Kunde kannst du das ganz direkt fragen: «Wie viel Budget habt ihr für dieses Projekt ca. eingeplant?»
Dann kannst du weiter ausführen, warum du diese Info benötigst. Dafür könntest du folgendes sagen: «Diese Info hilft mir dabei, eine passende Lösung für euch zu finden und entsprechend zu planen.»
Warum die Frage nach dem Budget so unangenehm ist…
Sind wir ehrlich, niemand steht auf «money talk». Auf Kundenseite besteht die Angst, ein zu hohes Budget zu nennen und unnötig zu viel zu bezahlen. Als Freelancer hingegen hast du Angst, dass du deine Kundin durch diese Frage abschrecken oder verärgern könntest und dadurch den Auftrag zu verlieren.
Vielleicht hast du auch Angst, dass das genannte Budget zu klein ist und du mühsam über den Preis verhandeln musst. Aber auch das kannst du trainieren. Und es kann auch gut sein, dass du in den Verhandlungen merkst, dass die Kundin und du einfach kein Match sind.
Aber wie so oft im Leben: Diese Ängste überwindet man nur durch Handeln. Nach dem zehnten Mal kommt’s dir nicht mehr so unangenehm wie am Anfang. Ich kann dir dafür dieses kurze Video empfehlen. Auch wenn die Zahlen im Video wohl eher auf Agenturen ausgerichtet sind, kannst du das gleiche Prinzip für dich und deine Selbständigkeit anwenden.
Und wie bereits erwähnt: Meistens ist genau das Gegenteil der Fall. Also dass das Budget der Kunden grösser ist, als das der eigentliche Wert, den du dir und deiner Arbeit zuschreibst. Am besten probierst du es bei deinen nächsten Kundenverhandlungen einfach mal aus und schaust, wohin das Ganze führt.
Das richtige Timing für die Frage nach dem Budget
Bevor du deine Kundin darauf ansprichst, solltest du dir den richtigen Zeitpunkt dafür heraussuchen.
Der richtige Zeitpunkt, um deine Kundin nach dem Projektbudget zu fragen, ist ein wichtiger Faktor, der die Effektivität und den Erfolg des Gesprächs beeinflussen kann. Natürlich gibt es hierfür keine festen Regeln, aber hier sind einige Richtlinien, an denen du dich orientieren kannst:
Bevor du nach dem Projektbudget fragst, solltest du unbedingt verstehen, was deine Kundin mit dem Projekt genau erreichen will und was ihre Ziele sind. Solange du nicht weisst, welche Art von Lösung gesucht wird, bringt es dir nicht, zu wissen, wie hoch das Budget ist. Hierbei ist es auch wichtig, den gesamten Kontext des Projekts zu verstehen. Wenn du diese Infos nicht hast, kannst du schlichtweg nicht einschätzen, wie hoch der finanzielle Aufwand sein wird.
Ausserdem kann es schnell verkäuferisch wirken, wenn du nach dem Budget fragst, ohne zu verstehen, um was es genau geht. Dementsprechend solltest du bereits einige Lösungswege im Hinterkopf haben, bevor du deine Kundin darauf ansprichst.
Spätestens wenn du aber deine Offerte erstellst (das kann auch einfach eine E-Mail sein), sollte das Thema aber geklärt sein. Ist ja irgendwie logisch, denn genau für die Erarbeitung eines Angebotes benötigst du ja diese Angabe.
Vergiss einfach nicht: jede Kundin und jeder Kunde ist unterschiedlich. Während die einen das Finanzielle vielleicht von sich aus ansprechen, wollen andere am liebsten gar nicht darüber reden. Es ist deine Aufgabe dein Gegenüber zu spüren, herauszufinden, wie dein Gegenüber tickt und entsprechend zu reagieren. Das ist keine leichte Aufgabe. Aber auch hier, Übung macht den Meister (oder die Meisterin).
Alternativen zum direkten Fragen
Wenn du jetzt im Gespräch merkst, dass das direkte Ansprechen des Budgets auf keinen Fall in Frage kommt, gibt es auch einige Möglichkeiten, das Budget subtiler abzutasten. Wahrscheinlich wirst du es aber nicht komplett vermeiden können, über Zahlen zu sprechen, wenn du das Budget deiner Kundin erfahren willst. Aber mit den folgenden Tipps klappt das ein wenig dezenter.
Preisspannen verwenden
So kannst du beispielsweise mit verschiedenen Preisspannen arbeiten, wie das auch im vorher verlinkten Video gemacht wird. Anstatt dass du also fragst, wie hoch das Budget ist, präsentierst du beispielsweise drei Preisspannen und weist darauf hin, dass du bereits in allen drei Grössen Projekte umgesetzt hast. Anschliessend fragst du nach, in welcher Preisspanne sich das potentielle Projekt befindet.
Dadurch muss dein Kunde kein konkretes Budget nennen und du weisst trotzdem ungefähr, was Sache ist und kannst dadurch eine passendes Angebot erstellen.
Verschiedene Lösungswege präsentieren
Die Preisspannen kannst du natürlich auch super mit verschiedenen Lösungswegen kombinieren. Letztendlich gibt es ja immer mehrere Wege, ein Projekt durchzuführen. Diese Wege unterscheiden sich meistens in der Qualität der Lösung und dadurch eben auch im Preis.
Stelle also deiner Kundin vor, welche Lösungswege ihr habt und gib dabei eine Preisspanne an. Dabei ist es wichtig, dass du die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungswege kommunizierst. Anschliessend kannst du dann fragen, in welche Richtung deine Kundin gehen will und erfährst so auch, welches Budget vorhanden ist.
Meine Kundin will gar nicht über das Budget sprechen… Was nun?
Eine Major Red Flag ist es, wenn dein Kunde auf keine Weise über das Budget sprechen will und dafür keinen Grund hat. Das zeugt schlichtweg von fehlendem Vertrauen. Das gibt dir einen Vorgeschmack davon, wie die weitere Zusammenarbeit wahrscheinlich verlaufen wird.
In diesem Fall kannst du dir überlegen, ob du überhaupt mit dem Kunden zusammenarbeiten willst. Auch wenn vielleicht Überwindung kostet, einen Auftrag abzusagen, kannst du dir damit viel Zeit und Nerven sparen, die du in andere Projekte investieren kannst.
Was tun, wenn das Budget meines Kunden zu klein ist?
Selbstverständlich kann es auch mal vorkommen, dass deine Kund:in zu wenig Budget für deine Dienstleistungen hat. Abhängig davon, wie sehr du das Projekt umsetzen willst oder wie sehr du darauf angewiesen bist, hast du dann verschiedene Optionen.
Bevor du dich aber für einen dieser Wege entscheidest, tu dir einen gefallen und stelle sicher, dass der Kunde den Mehrwert deiner Arbeit erkannt hat. Meistens ist liegt es nämlich nicht wirklich am Budget, wenn ein Projekt nicht zustande kommt.
Du und dein Angebot bieten letzten Endes einen (meist finanziellen) Mehrwert für deinen Kunden. Wenn der Kunde diesen Mehrwert begriffen hat, wird er auch gerne tief in die Tasche greifen, um mit dir zusammenzuarbeiten.
Also, bevor du einen dieser Ratschläge befolgst, stelle sicher, dass du den Mehrwert deiner Arbeit klar kommuniziert hast. Sonst wirfst du unnötig Geld aus dem Fenster (mit Ausnahme von der Ratenzahlung).
Ratenzahlungen
Eine Option ist es, deiner Kundin Ratenzahlungen anzubieten. Das hat verschiedene Vorteile. Erstens musst du so nicht bis zur Fertigstellung des Projektes warten, bis du ein Einkommen hast und kannst so Cashflow-Problemen aus dem Weg gehen.
Andererseits kann dir das auch einen Vorteil gegenüber deiner Konkurrenz bringen. Kund:innen könnten dich gegenüber anderen Dienstleistern bevorzugen, da du ihnen finanzielle Flexibilität bietest, die sie woanders nicht finden.
Und letztendlich hast du dadurch die Möglichkeit, einen Auftrag durchzuführen, den du sonst vielleicht nicht bekommen hättest. Dadurch bietest du auch deinen Kund:innen eine angenehme Zusammenarbeit an.
Klar, du trägst dadurch ein gewisses Risiko und musst deinen Kund:innen (besonders, wenn ihr das erste Mal zusammenarbeitet) einen gewissen Vertrauensvorschuss schenken. Aber genau dieser Vertrauensvorschuss kann auch zu einer langfristigen Kundenbeziehung führen, von der ihr beide profitiert.
Einfachere Lösung anbieten
Wie im oberen Abschnitt bereits erwähnt, hast du ja meistens verschiedene Wege, um das Problem deiner Kundin zu lösen. Dadurch, dass du bereits frühzeitig nach dem Budget gefragt hast, kannst du jetzt auch noch reagieren und die Kundin entsprechend beraten.
Das ist kann für dich auch attraktiv sein, weil du dich dadurch als vertrauenswürdige Expert:in positionieren kannst. Zudem verdienst du so zwar weniger, aber du hast auch weniger Aufwand. Wenn du z.B. einen Rabatt gibst, dann musst du gleich viel leisten aber bekommst dafür weniger Geld.
Rabatte
Wenn du gar keine andere Option siehst, kannst du deinem Kunden auch einen Rabatt auf deine Dienstleistung geben.
Von einer Sache rate ich dir aber ganz klar ab: deinen Stundensatz zu reduzieren. Wenn’s wirklich keine andere Option gibt, als den Preis zu senken, dann nimm unbedingt deinen normalen Stundensatz und gib darauf einen Rabatt.
So ist klar dokumentiert, dass du normalerweise mehr für die gleiche Leistung verlangst. Dadurch bist du besser auf zukünftige Preisverhandlungen vorbereitet, weil du deinen üblichen Stundensatz bereits kommuniziert hast.
Nicht zusammenarbeiten
Klar, am Anfang kommt das wahrscheinlich nicht in Frage, weil du entweder die Erfahrung, das Geld oder beides brauchst. Wenn du aber deine ersten Erfahrungen gesammelt hast und finanziell nicht mehr all zu stark auf jedes Projekt angewiesen bist, kannst du dir auch mal den Luxus gönnen und ein Projekt absagen.
Ich hab schon oft den Fehler gemacht und Projekte angenommen, obwohl das Budget eigentlich nicht stimmte. Entsprechend habe ich diesen Kunden dann einfach einen Rabatt gegeben. In vielen Fällen endete das in einer verkorksten Situation, weil diese Kunden meist unzufrieden und frustriert waren. Lustigerweise hatte ich dieses Problem bei Projekten mit genügend Budget noch nie.
Vielleicht flattert ja bald die nächste Kundenanfrage zum Fenster rein? Dann wäre es ja schade, wenn du keine Zeit für dafür hättest, weil du gerade mit einem Projekt beschäftigt bist, dass dir knapp Brot und Wasser finanziert.
Wie kommuniziere ich mein Angebot?
Nachdem du das Budget und die Anforderungen deines Kunden kennst, kannst du endlich ein Angebot schreiben. Da stellt sich jetzt die Frage, wie du dieses Angebot deiner Kundin am besten kommunizierst. Schreibst du einfach eine E-Mail? Erstellst du eine Offerte? Rufst du an?
Grundsätzlich kannst du das machen, wie’s dir lieb ist. Wichtig ist einfach immer, dass du eine schriftliche Bestätigung hast, bevor du mit deiner Arbeit loslegst. Darin sollte unbedingt der Preis ersichtlich sein, auf den ihr euch geeinigt habt. So verhinderst du nachträgliche und mühsame Preisdiskussionen.
Offerte oder E-Mail?
Wenn du ein Tool wie MILKEE verwendest, kannst du auch schnell und einfach eine Offerte erstellen und als PDF versenden. Das wirkt sehr viel professioneller als einfach eine E-Mail und zeitlich ist das kein wirklicher Mehraufwand. Aber wenn du gerade erst anfängst und einfach mal deine ersten Aufträge willst, kannst du das auch gut einfach in eine E-Mail packen.
Zeitplan mitsenden
Ich empfehle dir, in dieser E-Mail auch einen groben Zeitplan mitzusenden. Wahrscheinlich hast du die Eckdaten bereits mündlich mit deiner Kundin besprochen. Halte diese Daten nochmals in deiner E-Mail fest. Auch das verhindert einfach mühsame Diskussionen im Nachhinein. Zudem zeigt es, dass du im Gespräch aktiv dabei warst.
Bestätigung einholen
Das wohl wichtigste ist, dass du dir dein Angebot schriftlich bestätigen lässt. Das kannst du mit einem einfache Satz wie «Ich freue mich auf eure Bestätigung» oder «Wenn das Angebot für dich so stimmt, freue ich mich auf deine schriftliche Bestätigung» erreichen. Aber meistens bekommst du auf eine E-Mail sowieso auch eine E-Mail zurück.
Fazit
Deine Kund:innen nach ihrem Budget zu fragen, bietet Transparenz, schafft Vertrauen und legt dadurch eine solides Fundament für eine Angenehme Zusammenarbeit. Obwohl Gespräche über Geld sehr zu Beginn sehr unangenehm sein können, lernst du mit den oben genannten Tipps und Tricks schnell, mit solchen Gesprächen umzugehen.
Das Budget deiner Kundschaft zu kennen, gibt dir also die Möglichkeit das optimale Angebot zu erstellen und kann dir so den entscheidenden Vorteil bieten. Dabei lohnt es sich, auf ein Tool für die Erstellung deiner Offerten zu setzen, damit deine Angebote professioneller rüberkommen.
Also: Sammle zuerst Informationen zum Projekt und zu den Zielen des Projekts, sprich das Budget an und erstelle danach die perfekte Offerte.
Übrigens, wir haben hier auch eine Vorlage für Offerten erstellt, die du kostenlos herunterladen kannst.
Nicolas
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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