Finanzbuchhaltung für Einzelfirmen: Was Selbständige wissen müssen

Nicolas am 19.05.2025

Finanzbuchhaltung – das klingt nach verstaubten Ordnern, komplizierten Regeln und unverständlichen Begriffen. Aber das war einmal: Wenn du eine Einzelfirma hast und keine doppelte Buchführung machen musst, ist Finanzbuchhaltung viel einfacher, als es klingt.

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Wir klären die wichtigsten Begriffe, damit du weisst, worum es in der Finanzbuchhaltung geht. Ausserdem habe ich Tipps für dich, wie du deine Buchhaltung in 30 Minuten pro Monat erledigen kannst. Bereit? Dann lass uns direkt starten!

Was bedeutet „Finanzbuchhaltung“?

Wenn von „Buchhaltung“ gesprochen wird, ist meist allgemein das Erfassen deiner Geschäftszahlen gemeint. Der Begriff ist ein Oberbegriff und umfasst verschiedene Teilbereiche – zum Beispiel die Lohnbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung oder eben die Finanzbuchhaltung.

Die «Finanzbuchhaltung» (Fibu) ist dabei der zentrale Teil: Sie dokumentiert alle finanziellen Vorgänge, die sich in Zahlen ausdrücken lassen – wie Einnahmen, Ausgaben, Zahlungen, Investitionen, Steuern oder Abschreibungen. Diese Daten werden chronologisch und sachlich geordnet erfasst, um den finanziellen Stand eines Unternehmens darzustellen.

Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz über den Erfolg und das Vermögen des Unternehmens erstellen zu können. Je nach Unternehmensgrösse und Rechtsform ist unterschiedlich geregelt, wie die Finanzbuchhaltung geführt werden muss. Man unterscheidet in der Schweiz allgemein zwischen der einfachen und der doppelten Buchhaltung. Grössere Unternehmen und juristische Personen (z.B. GmbHs oder AGs) sind zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Und was bedeutet „Finanzbuchhaltung“ für Einzelfirmen mit einfacher Buchhaltung?

Für Einzelfirmen mit weniger als CHF 500’000 Jahresumsatz ist das aber nicht nötig. Du musst keine doppelte Buchhaltung führen. Es genügt, wenn du eine sogenannte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machst. Das heisst: Du hältst fest, was reinkommt und was rausgeht – inklusive der passenden Belege. Diese vereinfachte Buchführung ist ebenfalls Teil der Finanzbuchhaltung, nur eben in ihrer simpelsten – und übrigens auch sehr viel weniger zeitaufwändigen – Form.

Finanzbuchhaltung vs. Betriebsbuchhaltung

Noch ein Begriff, der dir bei der Recherche zur Finanzbuchhaltung begegnen wird, ist Betriebsbuchhaltung. Der Unterschied ist einfach erklärt:

• Finanzbuchhaltung dokumentiert alle Geschäftsvorgänge – offiziell und nach gesetzlichen Vorgaben.

• Betriebsbuchhaltung ist eine interne Auswertung, z. B. für deine eigene Kostenkontrolle einzelner Projekte oder Produkte.

Für dich als Einzelfirma ist die Betriebsbuchhaltung allgemein gesagt nicht nötig. Es genügt, wenn deine Finanzbuchhaltung vollständig, ordentlich und nachvollziehbar ist.

Finanzbuchhaltung vs. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Diese beiden Begriffe überschneiden sich, meinen aber nicht dasselbe. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Finanzbuchhaltung. Sie ist in der Schweiz nur für Selbständige mit Einzelfirma gedacht, die keine Bilanzpflicht haben.

Ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dasselbe wie die vereinfachte Buchhaltung?

Nicht ganz. Einfache Buchhaltung ist der Oberbegriff für die vereinfachte Buchführungspflicht nach OR Art. 957 Abs. 2. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hingegen ist die konkrete Methode, mit der diese einfache Buchhaltung meist geführt wird.

Oder anders gesagt. ist jede Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zwar eine einfache Buchhaltung, aber nicht jede einfache Buchhaltung muss eine klassische Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im engen Sinne sein. So wie bei dem bekannten Beispiel, dass jeder Daumen ein Finger ist, aber nicht jeder Finger ist ein Daumen. 😉

Auch wenn du in Google nach „Finanzbuchhaltung“ suchst, ist es also gut möglich, dass du eigentlich nach der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung suchst – und genau die brauchst du auch.

Wie geht Finanzbuchhaltung für Selbständige?

Wahrscheinlich willst du jetzt noch wissen, wie man seine Finanzbuchhaltung erledigt, und zwar am besten möglichst einfach. Dafür habe ich jetzt zwei Dinge für dich parat:

1. Eine ausführliche, und doch Anfänger geeignete Anleitung (mit Video), um deine Buchhaltung selbst zu machen.

Alltags-Tipp: Darüber hinaus ist unser Blog voll von hilfreichen Tipps aus der Praxis rund um deine Selbständigkeit und Buchhaltung.

2. Quick & Dirty: Die wichtigsten Steps auf einen Blick in der folgenden Übersicht. Damit weisst du schon mal grob, was auf dich zukommt.

Deine Finanzbuchhaltung in 30 Minuten – 5 Schritte

Du brauchst keine stundenlangen Finanzbuchhaltungs-Sessions. Viele Selbständige mit Einzelfirma kommen mit 30 Minuten pro Monat aus – wenn sie regelmässig und effizient arbeiten. Da kommt es auch auf das richtige Tool zur Finanzbuchhaltung an. Dafür habe ich MILKEE entwickelt. Deine Umsetzung kann dann also so aussehen:

1. Einnahmen erfassen

Halte fest, welche Zahlungen du erhalten hast – z. B. aus Rechnungen an deine Kund:innen. In MILKEE geschieht das automatisch via Bankabgleich oder manuell über eine einfache Maske.

2. Ausgaben dokumentieren

Erfasse deine geschäftlichen Ausgaben: Software, Co-Working, Material etc. . Wichtig ist, dass du zu jeder Ausgabe einen Beleg hast – Rechnung oder Quittung.

3. Belege digital aufbewahren

In der Schweiz darfst du Belege auch digital ablegen. Wichtig: Sie müssen lesbar, vollständig und unveränderbar gespeichert werden.

4. MWST prüfen (falls relevant)

Wenn du MWST-pflichtig bist, prüfe regelmässig, ob du die MWST korrekt ausgewiesen hast – je nach Abrechnungsart (effektiv oder Saldosteuersatz). Mehr dazu: Mehrwertsteuer als Einzelfirma abrechnen

5. Überblick behalten

Behalte den Stand deiner Einnahmen und Ausgaben im Auge – z. B. mit einer monatlichen Übersicht. Im Dashboard von deinem Buchhaltungstool siehst du automatisch und immer aktuell, wie du dastehst.

Alltagstipp: Wenn du einmal pro Woche ein paar Minuten investierst (Belege fotografieren, Einnahmen prüfen), wird die Monatsbuchhaltung zur Nebensache. Die grössten Probleme entstehen meist nur durch Aufschieben.

Finanzbuchhaltung muss nicht kompliziert sein

Oft verbindet man Finanzbuchhaltung mit Bürokratie und komplizierten Regeln. Aber für Einzelfirmen mit einfacher Buchhaltung ist die Realität viel entspannter – wenn du weisst, worauf es ankommt.

Deine Finanzbuchhaltung bildet die Grundlage für dein unternehmerisches Handeln. Sie sorgt dafür, dass du deine Steuerpflicht erfüllst und jederzeit nachvollziehen kannst, wie es deinem Geschäft finanziell geht. Für Selbständige mit weniger als CHF 500’000 Umsatz pro Jahr gilt dabei: Du brauchst keine doppelte Buchhaltung und keine komplizierten Abschlüsse – eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genügt.

Das heisst: Du erfasst, was reinkommt und was rausgeht. Du hebst Belege auf. Du machst es regelmässig. Und du tust dir selbst den Gefallen, das Ganze nicht aufzuschieben. Wer mit einer klaren Struktur arbeitet (und ggf. ein gutes Tool wie MILKEE nutzt), kommt mit wenig Zeitaufwand durchs Jahr – ganz ohne Stress am Jahresende.