In der Schweiz gibt es über 300’000 eingetragene Einzelfirmen. Dies macht sie zur beliebtesten Rechtsform in der Schweiz. Kein Wunder. Eine Einzelfirma gründen und führen kann jede und jeder. Wir zeigen dir heute in 5 Schritten, wie der Gründungsprozess reibungslos über die Bühne geht und auf was du danach achten musst.
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Um eine Einzelfirma zu gründen, musst du grundsätzlich nicht viel machen. Denn die Einzelfirma entsteht automatisch durch die Aufnahme der selbständigen Tätigkeit. Sobald du also deine ersten Rechnungen verschickst, hast du bereits eine Einzelfirma.
Wenn’s so einfach ist, warum dann dieser Beitrag?
Nun, durch die Geschäftsaufnahme alleine hast du zwar eine Einzelfirma. Diese hat aber noch keine richtige Struktur. Sprich es fehlt der Zweck deiner Firma, du hast keinen Eintrag im Handelsregister, du bist nicht bei der AHV angemeldet und, und, und…
Diese einfache Art der Einzelfirma für den Anfang reichen. Sobald es aber ernster wird (konkret ab 2300 Franken Gewinn, mehr dazu im Punkt 4), sind diese Dinge notwendig.
In diesem Beitrag schauen wir uns also an, wie du deine Einzelfirma gründest. Mit Eintrag im Handelsregister und Anmeldung bei der Ausgleichskasse.
Doch bevor wir unsere Einzelfirma gründen, müssen wir einige Dinge vorbereiten…
1. Name definieren
Beginnen wir ganz vorne: beim Namen…
Der Name wird in Zukunft zu deinem Aushängeschild werden. Es lohnt sich also, dir bei diesem Schritt genügen Zeit zu nehmen. Sprich mit deinen Freunden über mögliche Varianten und schlaf nochmals eine Nacht darüber, bevor du dich entscheidest.
Kriterien bei der Namensgebung deiner Einzelfirma
Folgende Regeln musst du beachten, wenn du deinen Firmennamen wählst:
Dein Familienname (Nachname) muss darin vorkommen
Der Name darf nicht irreführend sein
Der Name darf kein Gesellschaftsverhältnis andeuten
Deine Wunschdomain sollte noch verfügbar sein
Familienname: Mindestens dein Nachname muss im Name deiner Einzelfirma enthalten sein. Dein Vorname darf auch mit rein, wenn du das willst. Mehr dazu weiter unten.
Irreführend: Dein Name darf deine Kunden natürlich nicht täuschen. Beispiel: Du handelst mit gebrauchten Apple Produkten und nennst deine Firma «Apple Partner Musternachname», obwohl du kein Apple Partner bist…
Gesellschaftsverhältnis: Zusätze, wie z.B. «GmbH», «AG» oder Ähnliches haben im Namen einer Einzelfirma nichts zu suchen.
Domain: Bevor du dich für deinen Namen entscheidest, überprüfe unbedingt, ob deine Wunschdomain noch frei ist. Dies kannst du bei verschiedenen Anbietern wie z.B. hostpoint.ch prüfen.
Fantasienamen bei Einzelfirmen
Grundsätzlich kannst du deiner Firma auch einen Fantasienamen geben. Trotzdem muss dein Nachname im Firmenname enthalten sein. Zum Teil stört das den Lesefluss des Firmennamens. In diesem Fall kannst du einfach deinen Vor- und Nachnamen in den Firmennamen integrieren. In der Anschrift, im Impressum usw. kannst du dann deinen Vor- und Nachnamen auf eine neue Zeile nehmen.
2. Zweck bestimmen
Auch beim Zweck deiner Firma musst du dir gut überlegen, wie du ihn definierst. Grundsätzlich gilt: Definiere den Zweck deiner Einzelfirma so weit wie nötig und eng wie möglich. Aber sind wir ehrlich, das kann ein bisschen alles bedeuten… Schauen wir uns deswegen zuerst an, für was wir einen Firmenzweck überhaupt benötigen.
Für was bestimmt man einen Firmenzweck?
Der Firmenzweck einer Einzelfirma gewinnt vor allem bei den Steuern an Relevanz. Du darfst nämlich Ausgaben, die du für deine Einzelfirma machen musst, von deinem Gewinn abziehen. Dadurch musst du weniger Steuern bezahlen.
Wenn das Steueramt auf deinem Jahresabschluss nun Ausgaben entdeckt, die nicht mit deinem Firmenzweck übereinstimmen, werden sie sich bald mal bei dir melden.
Wenn du also Fotograf bist und du bezahlst plötzlich dein Netflix-Abo über deine Einzelfirma, kann das im schlimmsten Fall sogar als Steuerhinterziehung gelten.
Dein Firmenzweck soll also alle deine Geschäftsfelder abbilden, aber nicht mehr. Externe Personen sollen verstehen, was deine Firma macht, wenn sie deinen Zweck lesen.
Wie definiert man einen Firmenzweck?
Such dir zwei bis drei Firmen heraus, die ähnliches machen wie du. Im Zentralen Firmenindex kannst du deren Zweck durchlesen. So bekommst du ein besseres Gefühl, was hinein sollte und was nicht.
Wichtig hierbei: Inspirieren, nicht kopieren!
Wenn du deine Inspiration beisammen hast, schreibst du das so um, dass es auf dich und deine Firma zutrifft. Am besten lässt du das noch von einer Treuhänderin oder Treuhänder überprüfen, wenn du dir unsicher bist.
3. Eintrag ins Handelsregister
Wir haben nun alles für den Eintrag im Handelsregister beisammen. Was jetzt?
Als nächstes musst du folgende Schritte ausführen:
Formular ausfüllen zum Gründen einer Einzelfirma
Deine Unterschrift auf dem nächsten Notariat beglaubigen lassen
Das unterschriebene Formular an das Handelsregisteramt deines Kantons senden
Rechnung des Handelsregisteramts bezahlen.
Das Formular zur Gründung der Einzelfirma bekommst du entweder bei deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder holen. Du findest das Formular meistens auch auf der Webseite deines Kantons (Beispiel beim Handelsregisteramt Zürich). Google dafür einfach «[dein Kanton] einzelfirma gründen formular».
Ich empfehle dir jedoch, das Formular auf einzelfirma.easygov.swiss auszufüllen. Das ist eine Webseite des SECOs und vollkommen kostenlos. Die Kosten für den eigentlichen Eintrag Handelsregister fallen natürlich trotzdem an.
Nach der Anmeldung sollte folgender Screen auftauchen:
Dank der Plattform einzelfirma.easygov.swiss kannst du innerhalb von wenigen Minuten das Gründungsformular ausfüllen. Registrier dich einfach auf der Webseite, beantworte die Fragen und druck das Formular aus am Schluss aus.
Anschliessend gehst du, wie bereits erwähnt, aufs Notariat, lässt deine Unterschrift beglaubigen und schickst das unterschriebene Formular an das Handelsregisteramt deines Kantons.
Innert einigen Tagen wird dann dein Eintrag im HR veröffentlicht und du bekommst eine Rechnung über 120 Franken.
Die Anmeldung bei der AHV geschieht jedoch in den meisten Fällen erst im Nachhinein. Die Ausgleichskasse will nämlich von dir bewiesen haben, dass du tatsächlich selbständig bist und das Risiko deiner Geschäftstätigkeit auch wirklich selber trägst.
Und dabei helfen ein Eintrag im Handelsregister oder bestehende Kunden enorm. Am besten wartest du also mit der Anmeldung, bis deine Firma in Zentralen Firmenindex auffindbar ist. Dadurch können alle Informationen direkt von da übernommen werden und du sparst dir einige Minuten.
Deswegen: zuerst die Einzelfirma gründen, dann bei der Ausgleichskasse anmelden.
Und so gehst du vor: Melde dich wieder unter einzelfirma.easygov.swiss an. Anschliessend klickst du auf den Button mit der Überschrift «AHV/IV/EO/ALV» und füllst den Fragebogen aus.
Am Schluss bekommst du ein weiteres PDF, das du herunterladen und ausdrucken kannst. Auch das musst du noch unterschreiben und dann per Post an die Ausgleichskasse deines Kantons senden.
5. Nach der Gründung
Buchhaltungspflicht
Auch eine Einzelfirma muss Buch führen! Wir haben in diesem Artikel erklärt, ob du deine Buchhaltung selbständig machen kannst oder eine Fachperson dazu brauchst.
Wenn du deine Buchhaltung selber machen willst, würde ich mich freuen, wenn du MILKEE ausprobierst. MILKEE ist eine Buchhaltungssoftware für Einzelfirmen mit weniger als 500k Umsatz im Jahr.
Rücklagen für AHV und Steuern
Am Ende des Jahres wirst du auf den Gewinn deiner Einzelfirma Steuern und AHV bezahlen müssen. Damit dich das nicht komplett aus dem Konzept wirft, empfehle ich dir, während des Jahres bereits Rücklagen zu machen.
Ich lege jeweils 10% für die Steuern und 10% für die AHV beiseite.
Du kannst beispielsweise am Ende jedes Monats kurz in deiner Buchhaltung nachschauen, wie viel Gewinn du gemacht hast und davon dann 20% beiseite legen. Dadurch bist du der nächsten Steuerrechnung bereits einen Schritt voraus.
Um die AHV Beiträge zu berechnen, kannst du diese Seite von der SVA Zürich verwenden.
Lohndeklaration bei der AHV als Einzelfirma
Am Anfang des Jahres musst du jeweils dein Einkommen für das kommende Jahr bei der AHV angeben. Hierbei handelt es sich nur um Schätzungen.
Dort empfehle ich dir, jeweils lieber zu viel Lohn anzugeben als zu wenig. Die SVA rechnet jeweils erst nach zwei Jahren definitiv ab und hat sehr hohe Verzugszinsen von 5%.
Da kannst du dir also einige Franken sparen.
Vorsicht vor privaten Firmenregistern
Nach der Gründung deiner Einzelfirma wirst du sehr viel Post bekommen. Leider finden sich darunter auch einige Rechnungen wieder, die dich täuschen wollen. Die Rechnungen sehen aus, als kämen sie von einer offiziellen Stelle. Meist imitieren sie das Handelsregisteramt. Auf den Rechnungen sind meist Beträge von 500-800 Franken zu sehen.
Tu dir einen Gefallen und bezahle diese Rechnungen nicht. Der Eintrag in ein privates Firmenregister ist vollkommen freiwillig und durch das unnötig.
Congrats!
Und wenn du das alles gemacht hast: congrats zur Frimengründung! ?
Nicolas
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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